Efter støtte

Der kan være knyttet særlige betingelser til jeres støtte. De særlige betingelser fremgår i tilsagnsbrevet fra fonden. I skal opfylde betingelserne, før vi udbetaler støtten. Dokumentationen indsender I elektronisk via Min Side, når I anmoder om 1. udbetaling.

Hvis I bliver bedt om at indsende et opdateret budget, anbefaler vi, at I benytter fondens budget- og regnskabsskabelon til at lave budgettet. Dokumentet kan senere opdateres og indsendes som endeligt projektregnskab.

OBS! Vi er klar over, at de særlige omstændigheder vedrørende coronavirus kan påvirke mange projekter. Fonden er imødekommende for alle projektændringer, der følger af situationen. Hvis der er ændringer til jeres projekt, skal I sende en beskrivelse af ændringerne, når I anmoder om udbetaling på Min Side.

Støtten må kun anvendes til det formål, som er beskrevet i ansøgningen. Væsentlige ændringer i forhold til den indsendte ansøgning skal på forhånd godkendes af Fondens sekretariat. For eksempel væsentlige ændringer i:

• nordiske deltagerlande
• samarbejdspartnere
• projektperiode
• budget

I skal også kontakte fonden, hvis I vil overdrage det formelle ansvar for projektet til andre, eller hvis I udskifter projektleder. Mindre ændringer i deltagerliste, tidsplan og program skal ikke godkendes af fondens sekretariat.

Projektregnskabet skal indeholde følgende informationer:

• Overskrift: Projektregnskab:
  Det skal fremgå, at der er tale om et afsluttende projektregnskab, ikke projektets budget.
• Projektbudget:
  Sidestil projektets godkendte budget, dvs. den planlagte økonomi, og de endelige regnskabstal og angiv differencen.
• Valuta:
  Alle indtægter og udgifter skal sammenfattes i én navngiven valuta. Fondens bevillinger angives i danske kroner (DKK). Hvis regnskabet ikke er i danske kroner (DKK), skal omregningskurs angives.
• Indtægter:
  Angiv alle projektets budgetterede og realiserede indtægter, ikke kun fondens andel af finansieringen. Angiv alle fondens udbetalingsrater sammenregnet og projektets eventuelle in kind-finansiering. Der er ingen krav om andre indtægter i Opstart-projter – følg dit budget.
• Udgifter: 
  Alle projektets udgifter, inkl. in kind. Regnskabets poster må ikke afrundes, og de skal stemme overens med projektets faktiske udgifter.
• Resultat:
  Hvis resultatet ikke er nul, skal der indsættes en kommentar hertil. I tilfælde af overskud vender fonden tilbage til dig angående tilbagebetaling af fondens andel af overskuddet.
• Dato & sted
• Navn og håndskreven underskrift af projektlederen

Skabelon til regnskab

• Nordisk Kulturfond udvælger hvert år et antal støttemodtagere til regnskabsmæssig stikprøvekontrol. Nordisk Kulturfond og Den Danske Rigsrevision, der reviderer fondens regnskab, kan i op til fem år efter slutrapportering kræve regnskabet udtaget til stikprøvekontrol.
• Det er vigtigt at gemme enhver faktura, kvittering og anden dokumentation, der verificerer udgifter i projektet.
• In kind: Dokumentér frivilligt arbejde med en beregning af arbejdstid og fri brug af fx venues eller materialer med dokumentation/beregning af pengeværdien.
• Bemærk, at dokumentationen skal være læsbar i fem år. Scan eller fotografer dokumenterne, hvis det er nødvendigt.

Støtte til og med 200.000 DKK er fritaget krav om revision. Projektet kan dog udtages til stikprøvekontrol og gennemgås i så fald af fonden.

Ifølge fondens retningslinjer skal alle bevillinger over 200.000 DKK revideres og attesteres af en registreret/godkendt eller autoriseret revisor.

Hvis jeres projekt skal revideres, skal jeres revisor læse fondens revisorvejledning.

Særskilt revision kræves ikke for projekter, hvor støttemodtager er en institution, der rapporterer direkte til Nordisk Ministerråd eller for projekter, der revideres af de statslige rigsrevisioner i de nordiske lande.

Hvis støtten er anvendt til andet formål end beskrevet i ansøgningen, kan fonden reducere eller kræve det fulde beløb tilbagebetalt. Fonden kan også kræve støtten tilbagebetalt, hvis fristen for indtastning af slutrapport (med uploadet regnskab og eventuel revision) overskrides.

Hvis regnskabet viser overskud, har fonden ret til at kræve sin andel af overskuddet tilbagebetalt. Fondens andel af et eventuelt overskud svarer til fondens andel af projektets totale finansiering.

Hvis krav om tilbagebetaling ikke opfyldes, overlader fonden sagen til inkasso.

Udbetaling af støtte kan ske, så snart du har modtaget svar fra os. Du anmoder om udbetaling på Min side. Her skal du bekræfte, at projektet forløber som angivet i ansøgningen.

Desuden er det her, du dokumenterer eventuelle særlige betingelser for din støtte.

Endelig indtaster du her dine kontooplysninger, vedhæfter en såkaldt bankverifikation (læs mere her) og viser, hvordan du krediterer fonden.

Behandlingstiden for udbetalinger er normalt 10 arbejdsdage.

Du skal bidrage aktivt til markedsføringen af Puls.

Du skal hvert år deltage i et årligt Puls-netværksmøde. Desværre er det pga. corona ikke muligt at mødes i Reykjavik i november 2020 som planlagt. Mødet er udskudt til november 2021.

Du skal løbende indsende opdateringer på de bekræftede artister, du præsenterer i dit Puls-musikprogram.

Du skal årligt indsende en evaluering og et regnskab.

Væsentlige ændringer i dit projekt i forhold til den indsendte ansøgning skal på forhånd godkendes af fondens sekretariat.

Ændringer på op til 1/3 af det ansøgte Puls-koncertprogram skal ikke godkendes af fondens sekretariat. Men alle Puls-koncerter skal dokumenteres og indsendes til fondens sekretariat.

Du skal også kontakte fonden, hvis du overdrager det formelle ansvar for projektet til andre, og hvis projektlederen udskiftes. 

Hvis støtten er anvendt til et andet formål end beskrevet i ansøgningen, kan fonden reducere eller kræve det fulde beløb tilbagebetalt.

Regnskabet i formularen på Min Side skal være i danske kroner (DKK).

Der skal derudover vedlægges et underskrevet og dateret regnskab som bilag. Det skal være underskrevet af projektlederen eller en anden ansvarshavende person. Hvis det vedlagte regnskab ikke er i danske kroner (DKK), skal det fremgå, hvilken valuta det er i, og hvilken kurs der er regnet med.

Regnskabets poster må ikke afrundes. De skal stemme overens med projektets faktiske udgifter, som der skal kunne redegøres for med bilag.

Hvis regnskabet viser overskud, har fonden ret til at kræve sin andel af overskuddet tilbagebetalt. Fondens andel af et eventuelt overskud svarer til fondens andel af projektets totale finansiering. Hvis krav om tilbagebetaling ikke opfyldes, overlader fonden sagen til inkasso.

Hvis Puls-projektet viser et overskud, og der har været den påkrævede medfinansiering på minimum 50 % til afholdelsen af Puls-koncerterne, kræver Nordisk Kulturfond ikke en andel af overskuddet tilbagebetalt.

Hvis Puls-projektet er blevet bevilget mere end 200.000 DKK pr. år, skal der revideres og attesteres af en registreret/godkendes eller autoriseret revisor. Revisoren skal læse fondens revisorvejledning, som findes på fondens hjemmeside.

Nordisk Kulturfond og Den Danske Rigsrevision, der reviderer fondens regnskab, kan i op til fem år efter regnskabsaflæggelsen kræve dokumentation af regnskabet og udtage projektet til stikprøvekontrol. Dette betyder, at I skal opbevare alle regnskabsbilag i fem år efter regnskabsaflæggelsen uanset beløbets størrelse.

Nordisk Kulturfond forbeholder sig retten til at tilbagetrække støtten til en given Puls-arrangør til enhver tid, hvis pågældende arrangør ikke opfylder kravene til at være en del af Puls-satsningen. Derudover kan fonden trække støtten tilbage, hvis Puls-arrangørens musikprogram for et givet år ikke i tilstrækkelig grad lever op til kriterierne for Puls.